Бизорюк: настройка Битрикс24

БИЗОРЮК: настройка Битрикс24

КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ

Постановка задачи и варианты решения

Изменить порядок работы с воронкой продаж

Какие предлагаем внести изменения:

Не использовать лиды - работать сразу со сделками. Суть работы с лидами - это максимально быстро квалифицировать входящее обращение по телефону, в онлайн-консультанте, мессенджере и т.д. Под квалификацией подразумевается перевод обращения в сделку, либо забраковка обращения с указанием соответствующей причины. Для упрощения работы в системе рекомендуем пока воздержаться от работы с лидами.
Все сделки должны создаваться на компанию (сейчас сделки создаются на контакты).
По каждому контакту в CRM всегда должна быть открыта сделка по одной из воронок. Для этой цели необходимо разбить все сделки на 3 направления (воронки):

Холодные продажи - для работы с новыми клиентами и периодического возобновления работы с потенциальными клиентами, которые по тем или иным причинам отказались от сотрудничества.
Сопровождение - в этом направлении ведется работа по сопровождению уже существующих клиентов (повторная поставка товарных позиций).
Подогрев - в эту стадию попадают те потенциальные и фактические клиенты, по которым сорвались уже начатые сделки. Каждый статус в этой воронке соответствует причине отказа клиента от сделки. В воронке "Подогрев" осуществляется реанимация клиентов различными способами: телефонные дозвоны, сообщения в почту-мессенджеры-соц.сети, контекстно-баннерная реклама, рассылки и т.д.

Все воронки необходимо связать между собой, чтобы получить автоматизированную систему управления взаимоотношениями с клиентами. Пример взаимосвязи воронок - см. ниже

Инструменты для повышения продаж

Welcome-SMS- для каждого нового контакта отправлять SMS с контактами ответственного менеджера, а также ссылку на презентационную веб-страницу, на которой закрываются потребности клиента. Таких страниц может быть несколько - в зависимости от имеющихся вариантов предложений.
Реанимация клиентской базы. Включает в себя:

Отслеживание LTV клиента. Lifetime Value (LTV) - это количество денег, которое приносит клиент. Этот показатель хранится в карточке компании. Каждая успешно завершенная сделка повышает LTV. В дальнейшем вы сможете сегментировать клиентов по степени их полезности и предлагать индивидуальные условия.
Контроль последнего взаимодействия с клиентом - позволяет контролировать качество подогрева клиентской базы вашими менеджерами. Ваши клиенты не должны долгое время оставаться без внимания.
Автоматическая постановка задач сотрудникам - при превышении срока с момента последнего взаимодействия более установленного порока менеджерам автоматически ставятся задачи

Автоматическое поздравление с днем рождения. Б24 будет ставить автоматические уведомления о дне рождения клиента. Также можно будет настроить автоматическое поздравление с днем рождения (на почту, в мессенджер, по СМС и т.д.)
Коммерческое предложение в виде ссылки - менеджер сможет отправлять клиенту ссылку на КП. Ссылка может содержать как PDF-файл, так полноценный сайт с информацией о товара с адаптивной под мобильные устройства версткой.
Настройка отчетов, для оценки эффективности работы сотрудников

ежедневный отчет о количестве исходящих звонков (в т.ч. звонков, длительностью более 30 секунд)
ежедневный отчет по сделкам, который "застряли" (т.е. время нахождения в стадии сделки больше регламентированного)
еженедельный отчет по новым клиентам и выставленным счетам
отчет по план-факту продаж
отчет по эффективности работы сотрудников в CRM

Пример отчета "План-факт"

Отчет по эффективности работы менеджеров в CRM

Отчет по воронке продаж - позволяет выявить этапы, с которых чаще всего уходят клиенты

Отчет об эффективности рекламных каналов

Отчет по динамике звонков

Сравнение звонков по периодам

Динамика потерянных звонков

Пример ежедневного сводного отчета по ключевым показателям. Отчет создается автоматически и приходит как в Битрикс24, так и на почту

Настройка корпоративного портала для работы с сотрудниками

постановка и контроль задач
проведения периодических планерок (в т.ч. используя инструментарий Zoom)
постановка и контроль выполнения планов
настройка отчетности: эффективность выполнения задач, выполнение планов по продажам, работа с KPI

Создание "Базы знаний" с обучающими материалами

Какие преимущества:

короткие видео-инструкции
скриншоты с указанием последовательности действий
доступ к базе данных будет доступен прямо из сделки - т.е. менеджер сможет восполнить пробелы без отрыва от работы
в базе знаний доступен поиск
информацию в базу знаний вы сможете добавлять самостоятельно

Пример реализации базы знаний

Возможность поиска по базе знаний

Курс молодого бойца: все что нужно знать новым сотрудникам

Отдельный блок для работы отдела продаж

Регламенты, а также фишки и секреты интернет-маркетинга

Как будет работать воронка продаж

воронка "Холодные продажи"

В эту воронку попадают клиенты из различных источников: соц.сети, мессенджеры, входящие звонки, формы на сайтах (в т.ч. через квизы). Цель этой воронки - заключение договора и доставка товара новому клиенту.

1 ЭТАП

ХОЛОДНЫЕ ПРОДАЖИ

Выявление потребностей

На этот этап попадают как входящие заявки (с телефона, с сайта, с мессенджеров, с соц.сетей), так и старые клиенты, по которым нужно периодически возобновлять взаимоотношения.

Также на этой стадии менеджер может скинуть клиенту welcome-sms, которая, помимо личных данных менеджера, будет содержать ссылку на страницу-презентацию

Если по каким-то причинам взаимоотношения не складываются на этом этапе - всегда можно сделку закрыть и возобновить позже

2 ЭТАП

ХОЛОДНЫЕ ПРОДАЖИ

Подготовка КП

На этом этапе менеджеру необходимо подготовить коммерческое предложение и отправить его на согласование клиенту.

3 ЭТАП

ХОЛОДНЫЕ ПРОДАЖИ

Согласование КП

В сделке менеджеру на данной стадии необходимо ожидать ответа по КП от клиента

4 ЭТАП

ХОЛОДНЫЕ ПРОДАЖИ

Подготовка первичных документов

Менеджер (или бухгалтер) на данной стадии готовит и согласовывает с клиентом первичный пакет документов: договор, приложение и т.д.

Также на этой стадии менеджер согласовывает с клиентом состав пробной партии.

5 ЭТАП

ХОЛОДНЫЕ ПРОДАЖИ

ОТПРАВКА пробной партии

На этой стадии менеджер контролирует процесс отправки пробной партии клиенту начиная от процесса сбора, заканчивая получением партии клиентом.

Задача по отправке пробной партии ставится на менеджеров отдела сопровождения. Менеджер, который ведет сделку, осуществляет лишь функции контроля.

5 ЭТАП

ХОЛОДНЫЕ ПРОДАЖИ

Ожидание ответа от поставщика

После получения пробной партии менеджер должен добиться ответа от клиента в течение регламентированного срока. Этот процесс контролируется через постановку задачи.

6 ЭТАП

ХОЛОДНЫЕ ПРОДАЖИ

Согласование договора

Если клиент принимает решение о дальнейшем сотрудничестве - менеджер (или бухгалтер) готовит окончательный пакет документов и счет на предоплату (если договор предусматривает такой сценарий).

7 ЭТАП

ХОЛОДНЫЕ ПРОДАЖИ

Ожидание предоплаты

Менеджеру ставится задача по контролю получения предоплаты.

В случае синхронизации с 1С факт фиксации оплаты бухгалтером в 1С будет автоматически переводить сделку в следующую стадию

7 ЭТАП

ХОЛОДНЫЕ ПРОДАЖИ

Отгрузка товара

Задача ставиться на менеджеров отдела сопровождения

Менеджер, ответственный за сделку, контролирует процесс

7 ЭТАП

ХОЛОДНЫЕ ПРОДАЖИ

Получение полной оплаты

После получения клиентом товара менеджеру ставится задача по контролю за оплатой. Факт оплаты фиксирует бухгалтер либо в Б24, либо в 1С .

8 ЭТАП

ХОЛОДНЫЕ ПРОДАЖИ

Получение закрывающих документов

Менеджер контролирует получение подписанных закрывающих документов от клиента.

воронка "Сопровождение"

На этапе подготовление отправления пробной партии (в т.ч. и отправление пробной партии). Работа в этой воронке - это сопровождение клиента

1 ЭТАП

СОПРОВОЖДЕНИЕ

Подготовка к отправке новой партии

Сделка создается автоматически через определенное время, после холодной продажи.

На этой стадии менеджер связывается с клиентом и определяет структуру партии

2 ЭТАП

СОПРОВОЖДЕНИЕ

Подготовка документов и выставление счета

Менеджер (или бухгалтер) готовит пакет документов для подписания с клиентом.

На этой же стадии менеджер (или бухгалтер) выставляет счет

3 ЭТАП

СОПРОВОЖДЕНИЕ

ОЖидание предоплаты

Менеджер контролирует получение предоплаты от клиента

4 ЭТАП

СОПРОВОЖДЕНИЕ

Отгрузка товара

В сделке на данной стадии необходимо отправить пробную партию

5 ЭТАП

СОПРОВОЖДЕНИЕ

ОЖидание полной оплаты

В случае, если договор допускает отсрочку платежа - ожидание полной оплаты по договору

6 ЭТАП

СОПРОВОЖДЕНИЕ

Получение закрывающих документов

Менеджер контролирует получение закрывающих подписанных документов от клиента

воронка "Подогрев"

Цель воронки "Подогрев" - собирать клиентов, которые либо потерялись, либо с которым по разным причинам сорвалась сделка.

Каждый этап воронки "Подогрев" - это сегмент, объединяющий клиентов по единому признаку.

Работа с клиентами в разных сегментах ведется по-разному.

После того, как клиент "реанимируется" - по нему создается новая сделка на этапе "Поиск", далее с клиентом уже работает менеджер

СЕГМЕНТ 1

Подогрев

Клиент потерялся

Если в воронке "Поиск" клиент не выходит на связь, а также с ним нет возможности связаться - помещаем его сегмент "Клиент потерялся"

Клиенты из этого сегмента попадают в аудиторию Яндекса, FB, VK для показа рекламы. Также этим клиентам периодически отправляются различные рекламные предложения.

СЕГМЕНТ 2

ПОДОГРЕВ

Клиент отказался

На начальном этапе сегмент сборный. В дальнейшем желательно знать причину, по которой клиент отказывается.

Для данного сегмента периодически отправляем акционные предложения, которые закрывают причину отказа

СЕГМЕНТ 3

ПОДОГРЕВ

КЛИЕНТ ОТЛОЖИЛ СДЕЛКУ

На этот этап попадают клиенты из воронок "Поиск" и "Продажа". Как правило, клиенты из этого сегмента не отказываются от сделки, а переносят ее на более поздний срок.

С этими клиентами работа ведется максимально аккуратно (чтобы не "передавить") через периодические телефонные обзвоны и связь через соц.сети/мессенджеры

СЕГМЕНТ 4

ПОДОГРЕВ

НЕ ВЛЕЗ ПО БЮДЖЕТУ

На этот этап попадают те клиенты, которым не хватило денег. В текущем сегменте клиенты подогреваются через периодические акции со снижением цены.

1 ЭТАП

ПОДОГРЕВ

КЛИЕНТ СРЕАГИРОВАЛ

На этот этап клиент попадает автоматически, если в результате маркетинговых действий (например, рассылки) клиент перешел по ссылке или перезвонил.

По результатам общения с клиентом либо возвращаем клиента обратно в сегмент, либо успешно завершаем сделку (в этом случае создается новая сделка в направлении "Поиск")

КАК БУДЕТ РАБОТАТЬ ВАША СRM

как работают звонки

Все входящие и исходящие звонки фиксируются в CRM с возможностью прослушивания прямо из карточки сделки.

Интеграция с облачной (виртуальной) АТС позволяет совершать звонки клиентам прямо из CRM.

Как работать с WhatsApp и instagram

Интеграция с WhatsApp позволяет общаться с клиентами прямо из карточки CRM.

При этом руководитель отдела продаж всегда сможет контролировать не только скорость ответа на сообщения клиента, но и видеть переписку.

Также это удобно при передаче информации по сделке другому сотруднику - вся история взаимоотношений отражена в карточке CRM.

Также прямо в WhatsApp Вы сможете продавать свои товары или услуги: достаточно в 3 клика отправить клиенту ссылку на оплату.

Как быстро отправлять Смс

Благодаря интеграции с СМС-сервисом отправка СМС-сообщений возможна прямо из карточки клиента.

Вы сможете увидеть факт доставки сообщения до клиента. Более того, процесс отправки СМС можно автоматизировать (например, информировать о готовности, об оплате, о доставке и т.д.)

Также с помощью СМС Вы сможете продавать свои товары и услуги: достаточно отправить клиенту ссылку на оплату.

Как настроить платежи из Битрикс24

Теперь Битрикс24 поддерживает возможность онлайн-оплат через платежные системы.

Также есть возможность интеграции с онлайн-кассами.

Как работает онлайн-консультант

Клиенты всегда смогут связаться с Вашими менеджерами с помощью онлайн-консультанта на сайте.

Ответить клиенту сможет Ваш любой свободный сотрудник. Гибкие настройки позволяют контролировать скорость ответа клиенту.

Как и в случае с WhatsApp Вы общаетесь с клиентом прямо из Битрикс24.

Другие способы контакта с клиентом

Посетители смогут заказать обратный звонок, оставить свое сообщение на сайте или обратится к Вам через соц.сети (ВКонтакте, Facebook), либо через мессенджер (Telegram, Viber, WhatsApp)

Неважно, откуда написал клиент, - Вы общаетесь с ним из одного окна бизнес-чата Битрикс24.

Как работать со сделкой в Битрикс24

Каждая сделка проходит определенные этапы воронки продаж, которые настраиваются индивидуально под каждый бизнес.

При этом синхронизация с 1С может происходить на определенных конкретных этапах.

Движение сделки по воронке продаж может происходить либо автоматически, либо в ручном режиме.

CRM-маркетинг в битрикс24

Битрикс24 предоставляет мощные инструменты для работы с клиентской базой.

Например, mail или смс-рассылка. Вы сможете поздравлять с днем рождения, оповещать об акциях и распродажах определенные сегменты клиентской базы, отправлять голосовые информационные сообщения и т.д.

Также инструмент CRM-маркетинга позволяет реанимировать тех клиентов, которые давно не покупали у Вас.

Отчетность

Сквозная аналитика позволит оценить эффективность затрат в рекламные источники.

Аналитика по сделкам поможет оценить продажи, а также выявить узкие места в воронке продаж.

Аналитика по менеджерам выявит их эффективность и выведет KPI.

Регламенты и база знаний

По окончании настройки Битрикс24 мы подготовим базу знаний, которая будет содержать всю необходимую информацию для работы с порталом.

Дополнительно вы сможете реализовать свои регламенты, чтобы максимально эффективно масштабировать свой бизнес.

Управленческая отчетность

Вести учет доходов и расходов
Видеть финансовые отчеты по каждой сделке и по всей компании в целом;
Видеть все планируемые платежи со сроками оплаты;
Просрочки по оплатам;
Видеть все фактические поступления денег и затраты;
Выводить финансовые отчеты за определенный период, фильтровать платежи по ответственным и сделкам.
Выгружать и импортировать отчёты в формате Excel
Фиксировать перечисление зарплат сотрудникам

СИНХРОНИЗАЦИЯ 1С

Двухсторонняя интеграция

Объединяет удобство CRM Битрикс24 с гибкостью учетной системы 1С в режиме реального времени

Синхронизация контактов

В Битрикс24 - это Контакты, в 1С - контактные лица контрагентов, контактные лица организаций, контрагенты с признаком «Физическое лицо».

Синхронизация компаний

В Битрикс24 - это Компании, в 1С - организации и контрагенты с признаком «Юридическое лицо».

Синхронизация реквизитов

Контактная информация контрагентов, контактных лиц и организаций, банковские счета и т.д.

Синхонизация товаров

В Битрикс24 - это Товары, в 1С - номенклатура с ценой и описанием

Синхронизация сделок

В Битрикс24 - это Сделки, в 1С - заказ клиента. Доступно только для конфигураций "Управление торговлей" (УТ) и "Управление нашей фирмой"(УНФ)

Синхронизация счетов

В режиме реального времени передает информацию о выставленных и оплаченных счетах. Доступно только для конфигурации "Бухгалтерия предприятия" (БП) и "Управление нашей фирмой" (УНФ).

ПРИМЕРЫ ВНЕДРЕНИЯ Битрикс24

Синхронизация счетов 1С

1. Счета на оплату выставляются сразу же в Битрикс24.

2. Выставленный счет сразу же отображается в 1С. После поступления оплаты бухгалтер вручную или автоматически через интеграция с банк-клиентом отмечает счет как оплаченный.

3. В Битрикс24 счет сразу же меняет статус на "Оплачен" и сделка готова к переходу на следующий этап.

синхронизация заказов 1С

1. Заказ (или сделка) могут быть созданы как в 1С, так и в Битрикс24. При этом созданный заказ (сделка) сразу же будет синхронизирована.

2. Товары синхронизируются ровно в той же последовательности, что и в оригинале.

3. Если в существующий заказ внесено изменение (например, в Битрикс24) - оно тут же отобразится в 1С